Sin este módulo, Enviar por whatsapp en una cotización, una nota de venta o un estado de cuenta abre WhatsApp Web con un texto y el link del documento, y ahí terminas de mandarlo.
Con Sync Pro, el mensaje sale desde Control Total con un clic: va desde el número de WhatsApp de tu negocio en Sync Pro, con la plantilla aprobada que elegiste para ese tipo de documento, y Control Total te dice en ese momento si se envió. Después ves si se entregó o se leyó.
Antes de empezar
Necesitas un equipo en Sync Pro con su número de WhatsApp conectado y al menos una plantilla aprobada.
- Abre Complementos, en Configuración del menú del equipo, busca la tarjeta Sync Pro y cómprala: es un módulo de pago, que se compra una sola vez de por vida o se suma a tu suscripción (ve Tu plan y el soporte). No necesita ningún otro módulo.
- En Sync Pro, activa el módulo API de tu equipo, en Complementos.
- En Sync Pro, abre Ajustes → Integraciones → API, crea un token y cópialo. Sync Pro lo muestra una sola vez; empieza con
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Conecta
En Control Total, abre Configuración y la pestaña Sync Pro. Solo la ve quien puede editar la configuración del equipo.
Pega el token y presiona Conectar. Control Total le pregunta a Sync Pro a qué equipo pertenece el token y muestra, por ejemplo, «Conectado al equipo WebLabor · WhatsApp +52 55 1234 5678». Cuando Sync Pro no puede decir el número, muestra solo «WhatsApp conectado».
- Un token equivocado o revocado, un token que no es de la API, o un equipo de Sync Pro con el módulo API apagado no se guarda: la pestaña dice qué pasó y cómo arreglarlo.
- Un equipo de Sync Pro sin WhatsApp conectado sí se guarda, con el aviso de que no se podrá enviar nada hasta conectarlo en Sync Pro.
El token se guarda cifrado y no se vuelve a mostrar: la pestaña enseña solo sus últimos caracteres. Desconectar pide confirmación y quita el token y las plantillas que elegiste; las cotizaciones, notas de venta y estados de cuenta vuelven a WhatsApp Web.
Elige una plantilla para cada documento
Debajo de la conexión hay un selector de Plantilla para Cotización, Orden de venta y Estado de cuenta, con las plantillas aprobadas de tu equipo de Sync Pro.
Al elegir una, la pestaña muestra Cómo se verá el mensaje: el texto de la plantilla con cada variable resaltada, y un selector por variable para elegir con qué se llena:
- Nombre del cliente;
- Folio (no para el estado de cuenta, que no tiene);
- Total: el total del documento, o lo que el cliente debe en el estado de cuenta;
- Nombre del negocio;
- Link del documento: la página pública del documento, la que abre tu cliente.
La vista previa cambia con datos de ejemplo cada vez que cambias un selector. Guardar pide que cada variable de una plantilla elegida tenga con qué llenarse.
Un tipo de documento sin plantilla se sigue abriendo en WhatsApp Web, con el texto de Configuración → Mensajes. Si una plantilla elegida se quita en Sync Pro, la pestaña lo avisa y ese tipo de documento vuelve a WhatsApp Web hasta que elijas otra.
El teléfono del cliente debe llevar su lada de país
Sync Pro envía al teléfono tal como está guardado en el cliente, y Control Total no le agrega nada. Escríbelo con la lada de país al frente, como 529991234567 para un número de México (52 es la lada de México). Un teléfono sin ella se rechaza con «El teléfono del cliente debe incluir la lada de país (por ejemplo 52 para México)» y un enlace para editar al cliente.
Envía
Con el módulo activo, conectado y una plantilla elegida, el botón de la cotización, la nota de venta y el estado de cuenta dice Enviar por WhatsApp. Aparece solo cuando el cliente tiene teléfono, como antes.
Presiónalo y espera mientras dice Enviando. Después:
- Enviado: Sync Pro confirmó que el mensaje salió.
- Enviando: WhatsApp todavía no lo confirma; los envíos por WhatsApp del documento mostrarán cuándo sale.
- Ya se envió hoy: el documento ya se envió hoy, así que no se volvió a enviar. Así un doble clic no lo manda dos veces.
- Un error, en palabras claras: sin WhatsApp conectado, el límite mensual de contactos de tu equipo de Sync Pro alcanzado, un teléfono sin lada de país, una plantilla que ya no está disponible, un token revocado… Debajo, Abrir en WhatsApp Web lo envía de la forma de siempre.
Una cotización o una nota de venta enviada por Sync Pro cuenta para los documentos enviados del mes de tu plan, igual que un envío por WhatsApp Web; un envío que falló no cuenta. El estado de cuenta no cuenta, como antes.
Ve si llegó
Cada envío se guarda con el documento, el cliente, el teléfono, la plantilla, quién lo envió, la fecha y su estado: Enviando, Enviado, Entregado, Leído o Fallido, con su error.
- La página de cada cotización y nota de venta, y el estado de cuenta del cliente, tienen un bloque Envíos por WhatsApp con los envíos de ese documento.
- Envíos por WhatsApp, en el menú del equipo dentro de Configuración, lista todos los envíos del equipo.
Abrir cualquiera de los dos le vuelve a preguntar a Sync Pro por los envíos que todavía pueden cambiar, así que ahí un mensaje enviado pasa a entregado o leído. Un mensaje se queda en Entregado o Enviado cuando WhatsApp no le avisa más a Sync Pro.
Quién puede enviar
Quien puede ver una cotización o una nota de venta puede enviarla, y quien puede ver el estado de cuenta de un cliente puede enviarlo. La conexión es solo de este equipo: otro de tus equipos conecta la suya.
Con el módulo apagado
Apagar Sync Pro regresa Enviar por whatsapp por WhatsApp Web en todas partes y oculta la pestaña, la lista y los bloques. La conexión y los envíos se guardan, y vuelven cuando lo activas otra vez.