El dinero que no es una venta ni una compra

No todo el dinero es una venta. La renta sale, un taxi sale, el fierro viejo del patio entra, un socio mete efectivo a la caja. Hasta ahora ese dinero se quedaba fuera del sistema o se anotaba como una frase suelta que nadie podía sumar.

Los movimientos son donde vive ahora. Dices para qué es cada uno eligiendo un concepto de tu propia lista, y de ahí en adelante cualquier reporte te puede decir en qué estás gastando.

Tu equipo pudo haberle cambiado el nombre a estas entidades desde la configuración, así que la pantalla puede decir algo distinto a "orden de venta". El comportamiento es el mismo.

Antes de empezar

Vale la pena separar dos cosas, porque llegan con módulos distintos.

Ver tus movimientos no pide nada. Todo equipo ya tiene una pantalla de Movimientos en Finanzas que lista el dinero que entró y salió — los cobros de tus órdenes de venta, las devoluciones que hiciste, lo que le pagaste a tus proveedores, los gastos que salieron de una caja durante un turno. Siempre estuvo ahí y no necesita ningún módulo.

Si usas Corte de Caja, una columna Caja dice qué caja registradora tiene el dinero de cada movimiento: la caja del turno para un gasto de turno, y para una venta cobrada o reembolsada en efectivo mientras su turno estaba abierto. Queda en blanco para tarjeta, transferencia y otros métodos, para pagos a proveedores y movimientos sueltos, para un reembolso por cancelación sin método, y para un reembolso hecho después de cerrar el turno. Un movimiento suelto o un pago a proveedor capturado con caja muestra esa caja. El nombre de la caja abre su ficha; una caja que se eliminó conserva su nombre, sin el enlace. Una vez cerrado un turno, su efectivo ya no se puede editar ni eliminar desde aquí — ve turnos de caja.

Cada renglón lleva una etiqueta que dice Ingreso en verde o Egreso en rojo, y el monto de un egreso se ve en rojo con signo de menos, para que el dinero que sale se lea como dinero que sale. La misma etiqueta aparece en Conceptos de movimientos. Al capturar un movimiento el monto se sigue escribiendo sin signo: el concepto dice hacia dónde va.

Capturar un movimiento suelto sí es el módulo. Activa Ingresos y Egresos desde los Complementos de tu equipo (antes se llamaba Movimientos, como la pantalla) y aparece el botón Crear Movimiento en esa pantalla. Mientras esté apagado no cambia nada más: sigues viendo, editando y borrando los movimientos que ya tenías.

Conceptos de movimientos, la lista de para qué es el dinero, aparece con Corte de Caja o con Ingresos y Egresos — con cualquiera de los dos basta, y con los dos es la misma lista única. Proveedores funciona igual con Orden de Compra o Ingresos y Egresos.

Nombra tus conceptos

Entra a Catálogos → Conceptos de movimientos y usa Crear Concepto de movimiento. Un concepto tiene un nombre y dice si es dinero que entra o dinero que sale:

• Renta del local — egreso
• Gasolina — egreso
• Papelería — egreso
• Venta de chatarra — ingreso
• Aportación del socio — ingreso

Manten la lista corta y sobre tipos de dinero, no sobre eventos sueltos. "Renta del local" es un concepto; "renta de septiembre" es una nota que escribes en un movimiento. Diez o quince conceptos alcanzan para casi cualquier negocio, y una lista corta es lo que hace que los reportes se puedan leer.

Puedes cambiarle el nombre a un concepto cuando quieras, y todo lo ya capturado con él sigue el cambio.

Captura un movimiento

Desde Finanzas → Movimientos, presiona Crear Movimiento y llena:

• Concepto de movimiento — obligatorio. Es lo que decide si el movimiento es un ingreso o un egreso: eso nunca lo eliges a mano, el concepto ya lo dice.
• Proveedor — opcional. Úsalo cuando el dinero fue a alguien a quien le compras, y déjalo vacío para un gasto o ingreso general.
• Notas — opcional. El detalle que le toca a ese movimiento y a ningún otro: de qué mes es la renta, de qué viaje fue el taxi, quién entregó el dinero.
• Método de pago, Total pagado y Fecha de pago — cómo se pagó, cuánto y cuándo. La Fecha de pago es obligatoria y empieza en el momento actual: un movimiento no se puede guardar sin ella, tampoco una edición que la deje vacía.
• Caja — opcional, y sólo con Corte de Caja y el método Efectivo. Ve abajo.

Guarda y aparece en la lista, con su tipo ya resuelto y su concepto al lado.

Efectivo que entra o sale de una caja cerrada

Con Corte de Caja encendido, pagar en Efectivo muestra un campo Caja. Úsalo cuando el efectivo entró o salió de una caja que no tiene un turno abierto: "acabo de meter dinero en la caja 1", "acabo de sacar". El siguiente turno de esa caja abre contándolo — el último monto contado al cerrarla, más estos ingresos, menos estos egresos.

• Es opcional: el efectivo que no vino de una caja del sistema no necesita ninguna.
• Sólo se ofrecen las cajas sin turno abierto, de la sucursal en la que estás. Una caja con turno abierto no se ofrece — sus gastos se registran dentro del turno, como siempre. Con sucursales encendido y Todas las sucursales elegida, no se ofrece ninguna.
• Lo que cuenta es cuándo capturaste el movimiento, no su fecha: un movimiento con fecha anterior al último cierre pero capturado después lo cuenta el siguiente turno.
• Hasta que se abre el siguiente turno de esa caja, puedes editar o borrar el movimiento y la siguiente apertura lo sigue. Cambiar el método a otro que no sea Efectivo le quita la caja. Al editarlo, su propia caja sigue en la lista, y otra caja sólo se ofrece si su siguiente turno no se ha abierto desde que capturaste el movimiento — una caja que abrió un turno después, aunque ya lo haya cerrado, nunca lo contaría. Desde que ese turno se abre, el movimiento queda congelado para todos, dueño del equipo incluido, igual que el efectivo que contó un turno cerrado.
• No cambia cómo se cierra un turno: estos movimientos pasaron con la caja cerrada, así que sólo alimentan la apertura del siguiente.

Imprime un recibo

Abre cualquier movimiento y presiona Imprimir. Sale un recibo limpio encabezado por el logo y el nombre de tu equipo, con su razón social, RFC y dirección cuando están capturados —la misma hoja en la que se muestra una orden de venta o una cotización—, y después el monto, el concepto, la fecha, con quién fue y las notas. Los botones de acción y el menú no se imprimen, igual que en una orden de compra.

El gasto de caja ahora elige concepto

Si usas Corte de Caja, el gasto que registras durante un turno cambió. Donde antes pedía una descripción libre, ahora pide un concepto de la misma lista, y el texto libre se movió a una nota opcional al lado.

Así, un taxi ahora es Gasolina o Transporte, más la nota "al banco" si la quieres. El concepto es obligatorio; la nota no.

Estos gastos se siguen registrando sólo desde el turno, pero también aparecen en Movimientos como Gasto de turno de caja, siempre pagados en efectivo, con la caja de la que salieron.

Nada de lo que capturaste antes se tocó. Los gastos que ya existían conservan la descripción con la que se guardaron y no tienen concepto. Donde un reporte agrupa por concepto quedan juntos en Sin concepto, así que no desaparece nada ni se les inventó nada. Si los quieres clasificar, tendrías que hacerlo a mano, y para casi cualquier equipo no vale la pena — de aquí en adelante todo se clasifica solo.

Los dos reportes

Reportes → Finanzas trae dos más.

Resumen financiero dibuja tres líneas, un punto por día: lo que entró, lo que salió y la diferencia. Es la forma más rápida de ver si una semana se pagó sola, y en qué día se torció.

Por concepto es la respuesta a "en qué estoy gastando". Una fila por concepto, diciendo si es ingreso o egreso, cuántos movimientos juntó y cuánto dinero. Suma las dos fuentes, así que un concepto que usó la caja y también un gasto suelto aparece una sola vez con los dos juntos.

Los dos toman el rango de fechas que elijas, como todos los demás reportes.

Flujo de caja cuenta más que antes

El reporte de flujo de caja ignoraba lo que le pagas a tus proveedores, así que el saldo que mostraba era mejor que el real. Ahora cuenta los pagos a proveedor como salida de dinero, junto con tus movimientos sueltos. Si el número se ve peor de lo que recordabas, esa es la corrección: el anterior te estaba halagando.

Qué no cambia

Los cobros de tus órdenes de venta y los pagos dentro de una orden de compra se capturan exactamente donde siempre, y llegan solos a esta lista. Movimientos es para el dinero que no tiene documento — no reemplaza ningún flujo que ya tenías.