Turnos de caja

Un turno de caja es el tramo de tiempo en que una persona es responsable de una caja. Registra con cuánto empezó el cajón, qué se vendió mientras estuvo abierto, qué se pagó desde él y cuánto se contó realmente al final. Existe para que el dinero del cajón se pueda conciliar contra las ventas que registró el sistema, y para que una diferencia tenga un nombre, una caja y una persona detrás.

Los turnos de caja son un módulo. Activa Corte de Caja desde los Complementos de tu equipo y aparece lo que sigue; mientras esté apagado, nada de eso aparece.

Las cajas

Un turno siempre pertenece a una caja. Las cajas se administran bajo Ventas → Cajas en el menú: cada una tiene un nombre y un interruptor de activa. Ponles los nombres que el negocio usa de verdad — un mostrador, una caja, una bolsa de reparto —, porque ese nombre es el que van a llevar el turno y su reporte.

Una caja sólo puede tener un turno abierto a la vez. Una caja inactiva, o que ya tiene un turno abierto, no se ofrece al abrir un turno nuevo.

Con Sucursales encendido, cada caja pertenece a una sucursal. Una caja nueva se archiva en la sucursal en la que estás parado, el listado muestra sólo las cajas de esa sucursal, y crear una no se ofrece en Todas las sucursales. Ve trabajar con sucursales.

Abrir un turno

Los turnos se abren desde la pantalla de órdenes rápidas. Entrar a Órdenes rápidas sin un turno propio abierto levanta de inmediato Abrir Turno, y no es opcional: la pantalla lo dice — Es obligatorio abrir una caja para acceder a órdenes rápidas. — y cancelar regresa al dashboard en lugar de dejar pasar la venta.

El formulario pide dos cosas:

• Caja Registradora — la caja sobre la que corre este turno, de entre las libres. Con sucursales encendido, sólo se ofrecen las cajas de la sucursal en la que estás.
• Monto de Apertura — el dinero que hay en el cajón al empezar.

Elegir una caja llena el monto de apertura con el último monto contado al cerrar esa caja, así que el fondo se arrastra solo. El efectivo que se metió o se sacó de esa caja desde Movimientos después de ese cierre también se suma o se resta — ve el dinero que no es una venta. Una caja que nunca tuvo turno arranca sólo con esos movimientos, o en cero. El monto se puede seguir sobrescribiendo.

Con sucursales encendido, un turno no se puede abrir en Todas las sucursales: la pantalla dice Selecciona una sucursal antes de abrir un turno: cada caja registradora pertenece a una sucursal. Elige una sucursal en el selector y vuelve a abrirlo.

El turno queda sellado con quién lo abrió y cuándo, y pertenece a la sucursal de su caja. Las órdenes rápidas que se terminen mientras esté abierto quedan ligadas a él, que es lo que después lee el reporte de cierre.

Mientras el turno está abierto

Con un turno abierto, la pantalla de órdenes rápidas lleva un encabezado con los controles del turno y un Balance Actual en Caja — el monto de apertura, más el efectivo realmente cobrado en este turno, menos los gastos registrados contra él. Es el efectivo que debería haber en el cajón en este momento.

Registrar un gasto

El dinero que sale del cajón durante el turno — un envío, una reparación, caja chica — se registra con Registrar Gasto. Pide un concepto, un monto y una nota opcional: el punto es que el cajón quede corto por una razón que quedó escrita. El gasto siempre es en efectivo, porque salió del cajón.

Cada gasto aparece también en Movimientos, como Gasto de turno de caja con la caja de la que salió, y cuenta en los reportes de la sucursal del turno como cualquier otro pago.

Mientras el turno está abierto, sus gastos sólo los puede agregar, editar o eliminar la persona que lo abrió, o alguien con el rol de dueño del equipo. Desde el status del turno con eso basta; desde Movimientos además hace falta el permiso de editar o eliminar pagos. Los demás los ven, pero no los pueden cambiar.

Revisar cómo va el turno

Ver Status del Turno abre un resumen en cualquier momento, sin cerrar nada: Monto de Apertura, Total de Ventas, Total de Gastos y Efectivo Esperado, un desglose de Ventas por Método de Pago, y dos pestañas — Ventas, que lista cada orden cobrada en el turno con su cliente, sus métodos y su total, y Gastos, que lista cada salida con su concepto, su nota, su monto y su autor — la persona que abrió el turno.

Cerrar el turno

Cerrar Turno muestra el mismo resumen y después pide el único número que el sistema no puede saber: el Monto Real Contado, el efectivo que se contó de verdad en el cajón. En cuanto se escribe aparece una Diferencia — verde cuando coincide, sobrante cuando hay más de lo esperado, faltante cuando hay menos. Notas está ahí para lo que sea que lo explique.

Cerrar sella el turno como cerrado y guarda el conteo, la diferencia y una marca para cualquier diferencia distinta de cero, de modo que un turno que no cuadró se pueda encontrar después. La diferencia se calcula al centavo: un conteo igual al Efectivo Esperado es un cierre limpio, sin diferencia guardada y sin marca, y una diferencia de un centavo, de más o de menos, se registra como cualquier otra.

Después de cerrar el turno

El dinero que el cierre contó como efectivo ya no puede cambiar: los gastos del turno, y los cobros y reembolsos en efectivo de ventas registrados mientras estuvo abierto. Nadie los puede editar ni eliminar — ni quien lo llevó, ni el dueño del equipo — y los botones desaparecen del status del turno, de Movimientos y de la orden de venta. Esto también aplica a los turnos cerrados antes de que llegara esta regla. Si algo se capturó mal, registra un movimiento nuevo que lo corrija.

Los pagos con tarjeta y por transferencia del mismo turno se pueden seguir editando, pero su método no se puede cambiar ni a efectivo ni desde efectivo, porque eso cambiaría lo que tuvo el cajón. Un reembolso registrado después de cerrar el turno no pertenece a él y sigue siendo editable.

Las dos cifras, y por qué difieren

Ésta es la parte que vale la pena leer dos veces, porque la pantalla de cierre lleva dos números que parecen tener que coincidir y no están construidos igual.

El Efectivo Esperado es una cifra del cajón. Cuenta sólo lo que debería estar físicamente en la caja:

Monto de Apertura + el efectivo cobrado en este turno − los gastos registrados en él

La diferencia se mide contra ésta, y sólo contra ésta:

Diferencia = Monto Real Contado − Efectivo Esperado

Una diferencia positiva es un sobrante; una negativa, un faltante. El dinero cobrado con tarjeta o por transferencia nunca tocó el cajón, así que no está en ninguno de los dos lados de esa resta y no puede causar una diferencia.

El Monto de Cierre del Sistema es la otra cifra, la que se guarda en el registro del turno y se lee después en el historial de turnos. Es una cifra de lo cobrado, no del cajón:

Monto de Apertura + el total de cada orden cobrada en este turno, con lo que sea que se haya pagado − los gastos registrados en él

Como suma tarjeta, transferencia y cualquier otro método junto al efectivo, normalmente es más alta que lo que hay en el cajón, y así debe ser. Es lo que movió el turno, no lo que el turno debería tener guardado.

Entonces: un turno que abrió con $1,000, vendió $4,000 en efectivo y $6,000 con tarjeta, y pagó $200 en gastos, espera $4,800 en el cajón y guarda un monto de cierre del sistema de $10,800. Contar $4,800 es un cierre limpio. Comparar el conteo contra $10,800 es el error que esta sección existe para evitar — nunca concilies el cajón contra el monto de cierre del sistema.

Ver turnos pasados

Los turnos cerrados se conservan en Turnos de Caja del menú, para quien tenga marcado Turno de Caja: Ver en su rol, en Usuarios → Roles. Dentro de una sucursal sólo se listan los turnos de esa sucursal. La lista se puede filtrar por estado, por caja, por la persona que lo llevó, por si tuvo diferencia y por las fechas entre las que se abrió.

El detalle de cada turno muestra su monto de apertura, su monto de cierre del sistema, el monto real contado, la diferencia, si quedó marcado, las notas escritas al cerrar y las mismas pestañas de ventas y gastos que muestra la pantalla de status. Los turnos se registran, no se editan: desde esta lista no se crean, ni se modifican, ni se eliminan.